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【2021年最新比較】メール誤送信対策の原因とは?おすすめ6製品をターゲット別に徹底比較!

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「間違えて、違うお客様にお見積りを送ってしまった…」「社内のメール誤送信が一向になくならない…」などとお悩みですね。

今やどの企業でも、当たり前のようにメールを活用しています。簡単かつ便利なメールですが、それゆえに誤送信の危険が潜んでいます。

  • 関係ない第三者を宛先に含めてしまった
  • お見積りを違うお客様に送ってしまった
  • パスワードをかけずに重要ファイルを送ってしまった

このような経験がありませんか?

誤送信してしばらくは意識して注意するものの、時が経つと気が緩んでしまいます。そして、またメールを誤送信してしまい、いつまで経っても解決しないと悩む企業もいるのではないでしょうか。

そこでおすすめしたいのが、メール誤送信対策ツールです。

この記事は企業のセキュリティ担当者やメール誤送信に悩む人に向けて、おすすめのメール誤送信対策ツールを紹介します。この記事を読めば、対策ツールにはどのような機能があるのか、あなたの会社にはどのようなツールが合っているのかがわかるでしょう。

「いつまでもメール誤送信がなくならない!」と悩む人は、ぜひこの記事を参考にしてみてください。

メール誤送信の原因とは

そもそもメール誤送信はなぜ起こってしまうのでしょうか?結論から言うと、原因はメール送信者の確認ミスです。

  • 関係のない人を宛先に入れてしまった
  • プロジェクトや個人情報など重要情報をメール本文に載せてしまった
  • 機密情報が載ったファイルを暗号化せずに添付してしまった

いずれもメール誤送信でありがちなことですよね?これらは全て、メール送信者の確認ミスです。宛先もメール本文も、そして添付ファイルに至っても、送信者本人がしっかり確認していれば防げることでしょう。

ですが、ミスをしない人間はいません。どれだけ気をつけていたとしても、何かの拍子で誤送信をする可能性はあります。急いでいたり、疲れていたりなど、ミスを誘発する原因は至るところにあるからです。

その結果、宛先やメッセージ本文の誤りに気づかず、メール誤送信が発生してしまうわけですね。とはいえ、人によっては「一通のメール誤送信くらいで、そんな目くじら立てなくても…」と思うかもしれません。

しかし、たかが一通のメール、されど一通のメールです。メール誤送信による損害は、想像以上に大きいものかもしれませんよ。

メール誤送信による損害は

メール誤送信をしたところで会社に損害がなければ、そもそも気をつける必要はありません。しかし、メール誤送信による損害は確かにあります。ここでは、具体的にどういった損害があるのかを見ていきましょう。

メール誤送信による損害を知るには、日本ネットワークセキュリティ協会「2018年情報セキュリティインシデントに関する調査結果」が参考になります。

調査結果の内容を一部抜粋し、表にまとめているのでご覧ください。

2018年のデータになりますが、情報漏えいによる損害賠償額は、全体で約2,700億円にまで上ります。1件あたりでは約6億円弱、1人辺りに換算しても約3万円の損害賠償が発生する想定です。もちろん情報漏えいの原因は、全てがメール誤送信によるものではありません。それでも、電子メールからの情報漏えい件数は、年を追うごとに増加。

2014年は全体の7%だったのが、2018年では全体の21.4%にまで増えています。

2018年の情報漏えい件数 443件
想定損害賠償総額 2,684億5,743万円
1件当たり平均想定損害賠償額 6億3,767万円
1件当たりの漏えい人数 1万3,334人
1人当たり平均想定損害賠償額 2万9,768円
媒体・経路別における電子メールからの漏洩割合 2014年:全体の7%
2016年:全体の13.9%
2018年:全体の21.4%

参考資料日本ネットワークセキュリティ協会「2018年情報セキュリティインシデントに関する調査結果

漏えいする情報としては、主に2種類。

  1. 企業の機密情報:プロジェクトの詳細や管理システムのアカウント情報など企業にとって機密性の高い情報
  2. 企業が持つ個人情報:顧客や従業員の名前や年齢、住所、クレジットカード番号など個人に関わる情報

いずれも重要度が高く、万一漏えいしてしまったら企業に大きな損害を与え得る情報です。「たかが一通のメールなんかで」と思う人もいるかもしれません。しかし、そのたった1通のメールから、あなたやあなたが所属する会社に大きな損害が発生してしまうかもしれないのです。

だからこそ、メール誤送信が起きないように対策しましょう。人はミスをする生き物です。どれだけ注意してもミスは起きます。なので、メール誤送信を防止するには、ミスしない仕組みを作ることが大切です。

メール誤送信防止に使えるメーラー機能と対策方法

ここまでのお話で、メール誤送信を防ぐことの重要性はおわかりいただけたかと思います。ここからは、具体的にメール誤送信防止のための対策方法を見ていきましょう。

初めに検討したいのが、メール誤送信防止に使えるメーラー機能などです。メーラーとはたとえば、MicrosoftのOutlookやGoogleのGmailといったメールサービスのこと。こうしたメーラーには、元からメール誤送信防止に使える機能が備わっています。

全てのメーラーについているものばかりではありませんが、代表的な機能および対策を以下に記載しますね。

ここではGmailとOutlookで、それぞれ設定が可能かを書いています。メーラーによって使える機能や設定は異なりますので、自分が利用しているメーラーにどういった機能があるのかを確認しましょう。

オートコンプリート機能を無効化

(Gmail、Outlookともに設定可能)

  • オートコンプリート機能とは、自動でメールアドレスが保存され、次にアドレスを打つとき予測変換で表示される機能
  • この機能によって、別の宛先が予測変換で表示され、誤った相手に誤送信してしまう可能性がある
  • これを無効化することで、誤送信の危険を下げる
送信確認のポップアップを表示させる

(Gmailのみ設定可能)

  • 送信ボタンを押したとき、本当に送信して良いか確認するポップアップが表示
  • 強制的に再確認の時間が取れるため、いま一度見直しができる
メール送信の保留機能

(Gmail、Outlookともに設定可能)

  • メール送信後、一定時間だけメール送信が保留される
  • その時間内にメールの誤りに気づけば、送信前に取り消しが可能

また、上にあげた以外でも、

  • メール送信前にチームの人とダブルチェックをする
  • 宛先間違いがないようにアドレス帳を詳細に記入する

などの対策もあげられます。

もし、こうした対策をやっていないのであれば、まずはここから始めてみてはいかがでしょうか。意外と簡単に、誤送信による悩みが解決するかもしれません。

そうは言っても「すでにやってるけど、それでも誤送信が減らない…」と悩んでいる人もいるはず。そんな人は、次から紹介するメール誤送信対策ツールを検討してみてください。

メール誤送信対策ツールの機能・役割

会社によっては、すでにメール誤送信防止のためにさまざまな対策を講じているところもあるでしょう。それなのに、誤送信が一向になくならない。そうした場合は、メール誤送信対策ツールの導入を検討してみましょう。

メール誤送信対策ツールとは、その名の通りメール誤送信を防ぐためのツールです。代表的な機能としては、以下のようなものがあります。

宛先や本文確認
  • 宛先を再確認するポップアップの表示
  • 事前に設定した決まりやルールに違反する内容が含まれるメール送信の防止
送信メールの時間差配信
  • 顧客など社外向けにメール送信するとき、送信ボタンを押した後に一定時間保留する
  • その間に宛先やメール本文の間違いに気づいたら取り消し可能
第三者承認やBCC変換送信
  • 設定した第三者による承認後に、メール送信する機能
  • 上長やチェック担当者が確認し、誤りや問題が見つかれば差し戻しができる
  • BCC変換送信では、多数の宛先や特定の宛先があった場合に、アドレスを強制的にBCCに変換する
自動暗号化およびパスワード生成
  • 添付ファイルを自動で暗号化する
  • 暗号化忘れを防止できる
  • 暗号化したファイルを開くためのパスワードも自動で生成し、メール送信先に送ってくれる
Webダウンロード化
  • ファイルをメール添付ではなく、メールに記載のURLからダウンロードできる
  • 添付ファイルとメールが完全に分かれるため、より安全性の高い送信方法
  • ダウンロードする際のパスワードは自動で生成され、メール送信先に送られる
キーワード設定や個人情報の自動検出設定
  • 機密情報など特定のキーワードを設定することで、該当するキーワードが入ったメールの送信をブロックしたり、保留させたりできる
  • メールや添付ファイルに記載の個人名や住所、電話番号など個人情報と思われる情報を自動で検出し、メール送信を禁止・保留する
ホワイトリスト設定
  • ホワイトリストとは、設定したアドレスやファイルのみメール送信を許可するリスト
  • ホワイトリストを設定することで、確実に送付して良いアドレスにだけメールを送信できる

こうした機能を持つメール誤送信対策ツールですが、どういった役割を持つのでしょうか?

手間とお金を掛けてまで導入するメリットがあるものなのか、気になりますよね。メール誤送信対策ツールには、以下3つの役割があると考えられています。

  1. 宛先間違いの防止:宛先再確認などを促すことで、誤送信による情報漏えいを防止
  2. 業務の効率化:ダブルチェックなど不要な作業の削減
  3. 安全性の向上:ファイルの自動暗号化により、機密情報を安全に送付

要するに、メール誤送信対策ツールは、手間なく安全にメール送信を可能にしてくれるわけです。ツールを活用すれば、メール送信の度に人の手を借りてダブルチェックしたり、添付ファイルを暗号化したりする手間がなくなります。

繰り返しお話している通り、人間はどれだけ気をつけていてもミスをします。本当に誤送信をなくしたいのであれば、人の意識ではなく仕組みで解決しましょう。その仕組みこそがメール誤送信対策ツールです。

しかし、そのメール誤送信対策ツール1つを取っても、さまざまなサービスが出ています。一体どれを選べば良いのか、迷うところでしょう。そうした迷いを解消するべく、おすすめのメール誤送信対策ツールを次で紹介していきます。

メール誤送信対策ツール大企業向け3

ここからは、おすすめのメール誤送信対策ツールを紹介します。最初に紹介するツールは、大企業向けです。大企業や従業員が多い会社にお勤めの人は、以下のツールを検討してみてください。

  1. Securemail Plus Filter
  2. HENNGE One
  3. safeAttach

それぞれの特徴や費用感をお話していきます。

Securemail Plus Filter

次に紹介するのは、Securemail Plus Filterです。

Securemail Plus Filterは、基本的なメール誤送信防止機能が備わっています。

  • メール送信後の一時保留・第三者チェック
  • 特定のメールアドレスへの送信ブロック
  • 添付ファイルのWebダウンロード化
  • 自動BCC化

安全にメール送付するための機能が標準で装備。各機能は細かくルール設定できるため、自分たちの希望に合わせて使いやすいようにカスタマイズできます。また、従業員規模に関わらず導入可能となっており、社員数の多い大企業でも利用しやすいでしょう。

加えて、本サービスはゲートウェイ型です。そのため、すでにMicrosoft 365やGoogle Workspaceを利用している場合でも、メール環境を大きく変更することなく、スムーズに導入できます。今のメール環境を活かしたまま、手間なく導入したい企業は、Securemail Plus Filter導入を検討してみてください。

運用会社名 株式会社ケイティケイソリューションズ
サービス公式Webサイト https://securemail-plus.com/series/filter/feature/
主な機能・特徴
  • メール送信後の一時保留・第三者チェック
  • 特定のメールアドレスへの送信ブロック
  • 添付ファイルのWebダウンロード化
  • 自動BCC化
  • 無料トライアルあり
料金
  • 初期費用55,000
  • 10アカウントごと月額2,750円(税込)

HENNGE One

最初に紹介するのは、HENNGE Oneです。

HENNGE Oneはメール誤送信だけでなく、インターネットへのアクセス管理やワンタイムパスワードなど、トータルでセキュリティ対策をおこなえるサービス。

主なラインナップは4つあり、機能が豊富になるほど料金も高くなっていきます。メール誤送信対策をしたいなら、「HENNGE One Standard」プランがおすすめ。メール誤送信対策を含んだ標準プランとなっています。ただし、料金は標準プランで1ユーザーごとに月額550(税込)です。

人数が増えるほどに費用がかさむため、ある程度資金力のある大企業向けのサービスと言えるでしょう。メール誤送信対策と合わせて、インターネット周りのセキュリティを強化したい企業におすすめのツールです。

運用会社名 HENNGE株式会社 ( へんげ )
サービス公式Webサイト https://hennge.com/jp/service/one/
主な機能・特徴(HENNGE One Standard)
  • 送信の一時保留
  • メールの自動暗号化
  • メールデータ永年保管
  • 大容量ファイルの送受信
  • IP制御
  • セキュアブラウザ
料金(HENNGE One Standard)
  • ユーザーごと月額550円(税込)

safeAttach

最後に紹介するメール誤送信対策ツールは、safeAttach

safeAttachの主な機能は、メールの一時保留や自動暗号化など、他2つの機能とほとんど差はありません。Microsoft365やGSuiteなどの環境でも利用できるため、多くの企業がスムーズに導入できるのではないでしょうか。しかし、safeAttachの注目すべき点は機能面ではありません。もっとも大きな特徴は、料金が定額制であること。

従業員500名の会社がスタンダードプランで契約すると、なんと1アドレスあたりの料金は200円以下です。つまり、利用するユーザーが多ければ多いほど、1人あたりのコストを下げられるわけです。従業員規模の大きい大企業こそ、コストメリットを得られるサービスと言えるでしょう。

運用会社名 クロス・ヘッド株式会社
サービス公式Webサイト https://www.crosshead.co.jp/products/security/safeattach/
主な機能・特徴
  • メール保留機能
  • 第三者確認機能
  • 添付ファイルのWebダウンロード化
  • 自動暗号化および自動BCC化
  • 無料トライアルあり
料金
  • メールアドレスごと月額600円が目安

※ユーザー数によるコストメリットは要問い合わせ

以上3つが大企業向けのメール誤送信対策ツールです。

いかがでしたか?無料トライアルができるものもありますので、気になるツールがあればまずは問い合わせてみてください。いずれも無料見積もりを出してくれるので、具体的な費用感がわかるはずです。

しかしながら、大企業ほどの規模感ではない会社も多くあります。次は、中小企業向けのおすすめツールを見ていきましょう。

メール誤送信対策ツール中小企業向け3選

大企業向けの次は、中小企業向けのメール誤送信対策ツールを紹介します。以下3つのツールを紹介するので、参考にしてみてください。

  1. m-FILTER MailAdviser
  2. Microsoft 365 with IIJ
  3. Active! gates

一体どのような特徴があるのか、順番に見てみましょう。

m-FILTER MailAdviser

中小企業向けのツール1つ目は、m-FILTER MailAdviserです。

機能自体はシンプルで、

  • 宛先確認のポップアップ表示
  • メッセージ本文の確認
  • ファイルの自動暗号化

など、メール誤送信機能としては十分なものになっているでしょう。また、m-FILTER MailAdviserは年間契約となっているため、先ほど紹介したツールと違って月額費用は発生しません。

標準価格は1ライセンスあたり4,950円(税込)となっています。ライセンスあたりの料金は、ユーザーが増えれば増えるほど安くなるので、従業員数の多い会社でも有効に利用できるサービスでしょう。

m-FILTER MailAdviserの利用方法はシンプルで、ソフトを購入した後にPCにインストールするだけです。簡単に利用開始できますが、逆を言えばあまりに人数が多いと、インストールに大きな手間が発生する点は要注意です。従業員数がそれほど多くなく、シンプルな対策ツールを求める企業におすすめのツールと言えます。

運用会社名 デジタルアーツ株式会社
サービス公式Webサイト https://www.daj.jp/bs/ma/
主な機能・特徴
  • 宛先確認のポップアップ表示
  • メッセージ本文の確認
  • ファイルの自動暗号化
  • 件名・ファイル漏れのチェック
  • 文体のチェック
  • 無料試用版あり
料金(標準ライセンス) 1ライセンスあたり4,950円(税込)

※5~499ライセンスまで

Microsoft 365 with IIJ

2つ目の中小企業向け対策ツールは、Microsoft 365 with IIJです。

その名の通り、Microsoftを利用している企業には、うってつけのメール誤送信対策ツールとなっています。

Microsoft 365と同じ料金で、メールセキュリティの強化が可能。Microsoft 365を利用している企業なら、現在のアドレス帳やメールデータそのままに利用できます。ファイルの自動暗号化やメール送信を一時保留する誤送信対策機能に加え、なりすまし・迷惑メールなどの受信リスクにも対応しているのが特徴です。

Microsoft 365の利用を検討中の企業やすでに利用している企業は、Microsoft 365 with IIJの導入も合わせて考えてみましょう。

運用会社名 株式会社インターネットイニシアティブ
サービス公式Webサイト https://www.iij.ad.jp/biz/office365-iij/
主な機能・特徴
  • メール送信の一時保留および通知機能
  • ファイルの自動暗号化
  • 迷惑メールなどスパム対策
料金
  • ユーザーあたり月額479円(税込)

※別途初期費用あり

Active! gateSS

3つ目の対策ツールは、Active! gateSSです。

Active! gateSSは、これまで紹介してきたメール誤送信対策機能がほぼ盛り込まれています。

  • 送信メールの一時保留および時間差送信
  • 添付ファイルの自動暗号化およびWebダウンロード化
  • 上長承認・Bcc強制変換

こうした豊富な機能を備えながらも、非常に低価格で提供されているのがActive! gateSSの魅力です。

もっとも安いオリジナル運用プラン(共用タイプ)であれば、1メールアドレスあたり月額330円(税込)で利用できます。従業員数が少ない企業、もしくは社内の一部の人だけでツールを導入したい場合は、Active! gateSSを検討してみてはいかがでしょうか。

運用会社名 株式会社インターネットイニシアティブ
サービス公式Webサイト https://activegate-ss.jp/
主な機能・特徴
  • 送信メールの一時保留
  • 時間差送信
  • 添付ファイルの自動暗号化
  • Webダウンロード化
  • 上長承認
  • Bcc強制変換
  • 無料トライアルあり
料金(オリジナル運用プラン(共用タイプ))
  • 1メールアドレスあたり月額330円(税込)
  • 初期費用:50,000円

以上が中小企業向けのメール誤送信対策ツールの紹介でした。

ツールそれぞれに特徴があります。大企業向けと合わせて、あなたの会社にとって最適なツールを選びましょう。

ここまでのお話で、具体的にツールの導入を検討されている人もいますよね?導入するツールを決める際は、次で紹介する注意点に気をつけてください。

メール誤送信対策ツールを選ぶ際の注意点

メール誤送信対策ツールの有用性がわかり、本格的に導入したい。しかし、どのような基準で選べば良いのか、自分の会社に何が合うのかがわからない。そんなときは、ここでお話する4つの注意点をもとに検討してみてください。

  1. 性能
  2. 動作の軽さ
  3. 価格・インストール台数
  4. 具体的に運用可能か

それぞれ詳しくお話していきます。

性能

性能をまず確認しましょう。自分たちがどのような性能・機能を欲しいのかを考え、それに応えてくれるツールを選んでください。たとえば、宛先間違いが多いのであれば、宛先確認のポップアップや一時保留の機能は欲しいですよね。一方でお見積りファイルなどの暗号化忘れがあったならば、ファイルの自動暗号化機能は必須でしょう。

過去に発生したメール誤送信がどういったものかを振り返り、それを防止できるツールを導入してください。人によっては「とりあえず全部の機能が備わっているツールでいいのでは?」と思うかもしれません。しかし、こうしたツールは機能が豊富であればあるほど、料金も高くなる傾向にあります。

セキュリティ対策は必要なものですが、それ自体は直接売上を向上させるものではありません。不要なコストはできる限り、削減するべきでしょう。そのためにも、自分たちにはどのような機能が必要かを考え、適切なツールを導入することが大切です。

動作の軽さ

次に注意したい点は動作の軽さです。メール誤送信対策ツールにはさまざまな種類があり、PCに直接インストールするクライアント型やインターネット経由で利用できるクラウド型などがあります。

導入するツールのタイプによっては、PCの動作が重くなる可能性があります。重くなる可能性が高いものとしては、PCにインストールするクライアント型です。PCにソフトウェアが追加されるので、動作に影響が出てしまう可能性は否めないでしょう。

一方でクラウド型のタイプはインターネット経由で利用できるため、動作が重くなるといったPCへの影響はありません。しかし、クラウド型は年間または月額課金での利用となるため、定常的なコストが発生します。とはいえ、費用とのバランスは考えつつも、PCの動作に影響がないツールがおすすめです。

せっかく誤送信対策ツールを導入しても、それによって作業効率が落ちてしまっては元も子もありません。なので、ツールを導入する際は、PCへの影響も考えて選択するようにしましょう。

価格・インストール台数

価格とインストール台数も、ツールを選ぶ際に重要な検討材料となります。ここで大切なのは単に高い・安いで選ぶのではなく、提供される価値に対してどうなのか、という観点です。

たとえば、どれだけ安くとも必要な機能が十分に備わっていなければ、それは高いコストとなります。

反対に、表面上は高く見えても、過去の誤送信の傾向や発生し得る損害を考慮すると、価値に対して安いと考えることもできるでしょう。また、サービスによってインストール可能なPCの台数やメールアドレス数も違います。

定額制サービスのように、ユーザー数が多ければ多いほど、1つあたりの導入コストが下がることも。表面上の価格だけで判断するのではなく、

  • どのような機能なのか
  • 導入は簡単なのか
  • インストールできる台数はどれくらいなのか

こうした複数の観点から、ツールを選ぶようにしましょう。

具体的に運用可能か

最後の注意点は、具体的に運用可能かどうかです。意外と見落としがちなポイントなので、注意しましょう。ツールを導入するとなると、つい価格や機能ばかりを見てしまいがちです。しかし、ツールはあくまでも手段でしかありません。現場の人たちがきちんと使用できてはじめて、ツールは効果を発揮します。だからこそ、具体的に運用可能かというポイントを忘れないようにしてください。

導入するとしたら、どのような手間がかかるのか。操作や設定などは容易にできるのか。事前に、導入から運用までのイメージを必ずしておきましょう。あらかじめ運用までの流れを決めておけば、いざ導入するときもスムーズに活用できるはずです。

検討しているツールがあるなら、まずはその運用会社に導入までの流れを聞いてみてください。自分たちの会社で運用可能か、具体的に想像できるでしょう。

まとめ

ここまで、メール誤送信対策とそのツールについてお話してきました。メールをきっかけとした情報漏えいは、年々増えてきています。これまで大きなトラブルがなかった企業でも、この先もずっと問題が発生しないとは限りません。むしろ、たまたま情報漏えいに発展していなかっただけの可能性もあるでしょう。

だからこそ、大きなセキュリティ事故を起こさないよう、事前に対策することが大切です。情報漏えいなどのセキュリティ事故は企業の信頼を損ね、経済的にもダメージを受けます。たかがメールと思わず、できる対策をおこなっていきましょう。

ここで紹介した対策ツールや注意点をもとに、あなたの会社にとって最適なツールを検討してみてください。





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3. 内部要因による情報漏洩
3-1.被害実例
3−2.内部犯行による被害統計情報
3-3.内部犯行による情報漏洩が増え続ける3つの原因
3-4.内部犯行を減らすための対策


4. 外部要因による情報漏洩
4−1.近年の個人情報漏洩の状況
4−2.実際の近年のサイバー攻撃による企業の被害実例
4−3.サイバー攻撃の統計情報
4-4.サイバー攻撃がふえ続ける5つの原因
4-5.急増する日本の企業のWEBサイト改ざんへの対策
4-6.サイバー攻撃の種類を把握しよう
4-7.日本におけるサイバー攻撃に対する国の対応と今後
4-8.外部要因による情報漏洩のセキュリティ対策

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