「あのファイル、ファイルサーバに置いたはずだけど、どこに行ったのだろう?」
「取引先にファイルを送ったけど、行方がどうなっているのかわからない」
...などということ、読者の皆さんも経験がありませんか?

普通の何の問題もないファイルであれば「まあ、良いか」で済むかもしれません。

しかし、関係社外秘の機密情報、顧客情報や個人情報などといった外部に漏えいしてはいけない重要なファイルの行き先がわからなくなってしまった、でも削除することも出来ないし対処のしようがないなどという状況になれば大きな問題ですよね。
ともすれば、外部への情報の漏えいという大きなセキュリティ事故にもつながりかねません。

2000万件以上の個人情報が流出した2014年のベネッセの事件のようなことにでもなれば、企業の社会的な信用は失墜し経営にも大きなダメージを被ることになるでしょう。

ベネッセ個人情報漏洩事件のすべて<企業は加害者?それとも被害者?>
2014年7月、ベネッセホールディングスの子会社ベネッセ・コーポレーション(以下ベネッセ)にて大量の個人情報が流出しました。東京オリンピック開催に向け「アノニマス」を始めとする日本企業を狙ったサイバー攻撃が増加している現在、もちろん外敵に対する対策は必...

したがって、こういった漏えいを防ぐための対策をしっかりと行っていく必要があります。

そこで使えるのがファイル追跡ソリューションと呼ばれるものです。
このファイル追跡ソリューションはこれらの問題を解決するような以下のような機能を提供しています。

ファイル追跡ソリューションの機能

重要ファイルの暗号化

重要なファイルを第三者に読み取られないように暗号化処理を施すこと、そして暗号化したまま取引先等に渡すことが可能です。
またファイルに特定の人しか閲覧できないように権限設定を施すことも可能です。
例えば、ある重要な情報を何社かでプロジェクトチームを組んで進める場合を仮定します。
各社の関係者しか閲覧できないよう設定をした重要ファイルを暗号化してやり取りする、といったことが可能になります。

利用状況の追跡

ファイルの操作や開封履歴を確認することが出来るので、不正な操作を防ぐことが出来ます。

リモート操作でのファイルの権限変更や削除

外部の取引先含めて送付したファイルを後からリモートで権限変更をしたり、削除したりすることが出来るので、意図しない情報漏えいを確実に防ぐことが出来ます。
もちろん後から削除できるということは、不正にファイルを持ち出されたとしても削除が可能ということを意味しています。

例えば、仕事の関係で取引先にファイルを送って協力してプロジェクトを実施したとします。
よくあることですが取引先からは協力会社に情報が渡っています。
プロジェクトの完了後には確実にファイルを削除しないと情報漏えいにつながる恐れがありますよね?
こういった場合も確実にファイルを削除することが出来ます。

代表的なソリューション

代表的なファイル追跡ソフトにはデジタルアーツ社の「FinalCode」があります。

このFinalCodeでは上記のような機能に加えて、メールに添付されるファイルを自動で暗号化するような機能や、暗号化ファイルの印刷時にユーザー指定の透かしを入れる機能なども備えています。

おわりに

こういったファイル追跡ソリューションは、重要なファイルを管理し、情報漏えいなどのセキュリティ事故の発生を防ぐために大きな効果を発揮します。

普通であれば、一度自分の手元から離れてしまった、外部の送られてしまったファイルに対してはなすすべがありません。
しかし、このファイル追跡ソリューションはそういったファイルに対して常にコントロールをし、必要に応じてリモートで削除を行うことも可能になっています。

ぜひファイル追跡ソリューションをうまく使って、安全なファイルのやり取りと管理をすることでセキュリティ事故を確実に防止しましょう。

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