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スタートアップやフリーランスのクリエイター、そしてテレワークの社会人のための職場としてシェアオフィスが普及しています。他人と共有することで、安価に使用できるシェアオフィスですが、情報漏洩などのセキュリティが気になります。
今回はシェアオフィスで実施すべきセキュリティや、シェアオフィスのメリットデメリット、今後の傾向まで徹底解説します。
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シェアオフィスで実施すべきセキュリティ対策
シェアオフィスのように他人と共有するスペースでの業務では、社内で仕事をする時とは違うセキュリティ対策が必要です。シェアオフィスで実施すべき6つのセキュリティ対策について紹介します。
入退出管理、利用者の確認
シェアオフィスは不特定多数の人間が入退出しています。中にはシェアオフィスを利用している他人の情報を窃取しようとたくらむ人もいるでしょう。そのような利用者によって引き起こされた情報漏洩などのセキュリティ事故発生時に、悪意のある利用者を特定できるようにするため、シェアオフィスを会員制にするなどして、利用者の確認が取れる状態にすることが必要です。
ネットワーク系の設定（無線LAN、Wi-Fiルーターなど）
シェアオフィスで運用されている無線LANやWi-Fiルーターは、シェアオフィスの利用者以外の人から接続されないように適切にパスワードを設定しましょう。無線LANやWi-Fiルーターへの不正アクセスは、情報漏洩につながるだけでなく、DDoS攻撃のための踏み台として悪用されてしまう可能性があります。
またWi-Fiルーターなどのネットワーク機器に対して、最新のファームウェアなどがリリースされたら、速やかにアップデートするようにしましょう。自動更新に対応している機器については、自動更新機能を有効にすることをおすすめします。
またシェアオフィス内で使用するパソコンやスマートフォンに制限をかけたい場合は、MACアドレスフィルタリングによる接続制限が効果的です。これは予め利用を許可したデバイス以外からのネットワークアクセスを制限できる機能です。
セキュリティポリシーの策定
シェアオフィスにおいて有効となるセキュリティポリシーを策定しましょう。そしてシェアオフィスの会員に対して策定したセキュリティポリシーを周知させることで、会員にシェアオフィスの適正な利用を心がけさせ、セキュリティ事故を未然に防ぐことが可能です。
セキュリティ事故は悪意のあるユーザーだけが起こすとは限りません。会員の中には、どのようなものがセキュリティリスクであるのか理解されていない場合もあります。そのような会員にセキュリティを意識させるためにもセキュリティポリシー策定は効果的です。また、万が一のセキュリティ事故発生時のための、行動マニュアルも作成しておき、関係者の連絡先なども記載しておきましょう。
重要物の保管に関する対策
シェアオフィス利用者が持ち込んだ重要物を適切に保管するための対策も必要です。手荷物を安全に管理するためには、ICカード型の会員証や、スマートフォンアプリなどで扉の開閉ができるスマートロッカーなどを設置しても良いでしょう。
シェアオフィスに持ち込まれたパソコンや業務で取り扱われている機密情報、個人情報などは、外部へ流出することを避けなくてはなりません。
セキュリティ対策に厳しい会員のためにも、重要物の保管のためのロッカーは有料オプションとしてでも、シェアオフィスに含めるべきです。シェアオフィスを拠点としている会員にとっては、重要物保管のためのロッカーがあれば、機密情報が含まれている書類などを持ち歩く必要がなくなり、セキュリティだけでなく利便性も向上します。
廃棄物の対策
シェアオフィスで発生した廃棄物にも対策が必要です。不要になった書類やUSBメモリ、CD-ROMなどのメディアを安全かつ確実に廃棄できるシュレッダーがあると良いでしょう。
その他（付帯設備への対策、通話内容の漏洩）
シェアオフィスには他の利用者と同じ空間を共有するスペースと、会議室のように特定の利用者のみが使用できるスペースがあります。特に注意したいのが、共有スペースでの第三者や電話での会話内容です。
最近普及しているWeb会議は、インターネット接続とパソコンだけで簡単に参加できます。閉じられた会議室という空間を必要としないため、共有スペースでも問題なく参加でき、会員の中には人目を気にせず共有スペースでWeb会議に参加しようとする人もいます。
しかしWeb会議によっては、第三者に知られたら不適切な内容が話し合われることもあります。そのような通話内容の漏洩にも対策が必要です。本人が自覚していない場合は、そのような行動を慎むように助言しましょう。
さらに一人でWeb会議に参加できるBOX席を用意したり、共有スペースで音声を発声する時のルールを設けたりすることも効果的です。
またシェアオフィスに設置されている付帯設備への対策も必要です。例えば複合機は、シェアオフィスのLANにのみ接続して、インターネットに接続できない設定にしましょう。グローバルIPアドレスを割り当てる必要はありません。ハードディスクの蓄積データ機能も「暗号化」や「消去」を有効にすれば、第三者にプリントデータが流出するリスクを低減できます。
シェアオフィスとは
シェアオフィスとは複数の社外の人と共有して仕事ができるスペースのことです。コワーキングスペースとも言われます。常に自分が占有するスペースであるレンタルオフィスとは異なり、シェアオフィスはフリーアドレス制で利用でき、利用料もレンタルオフィスに比べると安価です。
多くのシェアオフィスは、共有のスペースに加えて、Wi-Fi環境や複合機、そして少人数で利用できる会議室なども設けられています。そのため仕事目的でも長時間利用できるため、フリーランスの中には、自宅ではなくシェアオフィスで1日中仕事をしている人もいます。
シェアオフィスは仕事環境として利便性が良いだけでなく、特定のオフィスを持たないフリーランスにとって、仕事とプライベートにめりはりをつけるために利用されているケースも多いものです。複数の会員が長時間、安心して利用できるためにも、必要最低限のセキュリティ対策は行われています。
シェアオフィスのメリット
シェアオフィスには以下のような3つのメリットがります。
社外の人と交流できる
シェアオフィスには、社外の人も多く利用しています。特に自分と近い職種の利用者同士では、仕事やプライベートの話で盛り上がることも多く、自宅や会社ではできないような交流ができます。
安価に利用できる
フリーランスやテレワーカーにとって、仕事とプライベートの線引きは重要です。しかし仕事専用の事務所を借りるほどの資金がない場合は、安価に利用できるシェアオフィスがおすすめです。シェアオフィスによってはレンタルパソコンのサービスが使えるところもあり、そこでは何も持っていかなくても、1日中仕事ができる環境として利用できます。
打ち合わせや会議の場所として使える
自宅開業したフリーランスや士業の人とって、クライアントとの打ち合わせや会議に利用できるスペースを用意するのは、思いのほか大変です。クライアントを自宅に呼びたくない人もいるでしょうし、カフェで打ち合わせするには、他のお客さんの迷惑にもなりかねません。
そのような時に、シェアオフィスの会議室が利用できます。普段はシェアオフィスを使ってない人でも、一時的な会議室の利用については、別途設定された料金で利用できるところが多く、共有スペースとは区切られた空間なので、他の利用者に気兼ねなく、クライアントと打ち合わせや会議を行えます。
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シェアオフィスのデメリット
シェアオフィスにも以下で紹介する3つのデメリットがあります。
会社や自宅よりセキュリティが弱い
この記事の前半で紹介したように、シェアオフィスは他人と共有して利用するオフィスであるため、どうしてもセキュリティ的には弱くなります。特にシェアオフィスが用意している無線LANは、多くの会員が利用するため、中には盗聴を試みようとする人がいないとは限りません。
シェアオフィスのセキュリティを気にする場合は、シェアオフィスが用意している無線LANではなく、自分でWi-Fiルーターなどを持ち込んで、そのインターネット回線を利用し、パソコンもレンタルのものではなく、自分のパソコンを使うなどの工夫が必要です。
他人との距離が近い
シェアオフィスの共有スペースは限られた空間に複数の人が利用しているため、どうしても他人との距離が近くなります。距離が近いと、自分のパソコン画面を覗き見られたりするリスクがあります。このようなリスクが気になる人は、ディスプレイに張り付ける、覗き見防止シートなどの利用や、背後に壁がある席を利用すべきです。
法人登記できないシェアオフィスもある
株式会社や合同会社の設立にあたり、普段利用しているシェアオフィスでは法人登記できないケースがあります。もし将来の法人化を目指す場合、利用しているシェアオフィスが法人登記に対応しているかどうか確認しておいたほうが良いでしょう。
シェアオフィスの現状と今後の傾向
2020年は新型コロナが流行した影響で、多くの社会人がテレワークになりました。しかし自宅に十分な仕事環境が用意されていない社会人にとって、会社以外での仕事場の確保は深刻な問題です。そこでシェアオフィスは安価に利用できる職場として人気が高まり、特に都心部では、シェアオフィスの数が急増中です。
そのような事情があり、シェアオフィスの利用者はこれからも増加すると思われます。多くの人が利用するのだからこそ、気にしたいのがセキュリティ対策です。この記事でも紹介したように、重要物を保管するためのロッカーや、Web会議に対応したBOX席など、利用者のニーズに応え、安心して利用できるように、シェアオフィスの機能や環境が今後さらに整っていくものと思われます。
まとめ
シェアオフィスのセキュリティについて解説してきました。自宅や会社以外の第三の職場として注目を集めているシェアオフィスですが、機能や価格だけでなく、十分なセキュリティ対策が施されているかどうかも、利用するための重要なポイントです。
そして他社の従業員やフリーランスと交流できる場としてのシェアオフィスを利用すれば、会社や自宅での仕事では生み出せない価値を創出するきっかけになるかもしれません。
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