退職者のデータ持ち出しが疑われたら最初にやること

退職者による持ち出しが疑われる段階では、事実関係の確認と証拠保全を同時に進める必要があります。焦って社内で調べ始める前に、以下の点を確認してください。

社内で調べる前にやってはいけないこと

退職者・会社支給端末の場合に確認しておくこと

退職者が使っていた会社支給のPCやスマホは、それ以上操作せずに保管し、誰がいつ扱ったかを記録しておきましょう。すでに別の社員に再配布している場合も、その時点で利用を止めて現状のまま保管します。

退職者のアカウントは、メールやクラウドのログを保全したうえで停止してください。ログの保存期間はサービスごとに異なり、短いものでは数週間程度で消えてしまうこともあります。

また、会社支給の端末であっても私的なデータが含まれる場合があります。就業規則や情報管理規程に端末の調査について定めがあるかを確認し、調査目的に必要な範囲に限定して進めることが望ましいでしょう。

退職者が設定したパスワードが分からずPCやスマホにログインできない場合は、自力で解除を試すとデータが消えるおそれがあります。以下の記事も参考にしてください。

パソコンのパスワード解除業者の選び方と相談前の注意点はこちら＞

スマホのパスワード・画面ロックが解除できない時の対処法と業者の選び方はこちら＞

初動対応の流れ

1. 端末・ログの保全：退職者のPC、スマホ、外部記憶媒体を保管し、メール・クラウド・VPNなどのログを保存する
2. 事実関係の確認：誰が、いつ、どの情報を、どの手段で持ち出した可能性があるかを整理する
3. 被害範囲の評価：個人情報や営業秘密が含まれるか、外部に渡った可能性があるかを確認する
4. 関係者への報告：個人情報が含まれる場合は、個人情報保護委員会への報告や本人への通知を検討する
5. 退職者への通知・法的措置の検討：弁護士と相談のうえ、データの返還・削除の要求や損害賠償請求などを検討する

証拠がそろう前に退職者へ通知すると、私物の端末やクラウドからデータを削除されるおそれがあります。通知のタイミングは、調査と弁護士の判断をふまえて決めましょう。

退職者のPC・ログを証拠保全したい法人様はこちら＞

退職時のデータ持ち出しはどこまでが違法？

退職時の情報持ち出しは、すべてが直ちに違法になるわけではありません。持ち出した情報の内容、会社での管理状況、持ち出した目的や使い方によって、民事・刑事の責任が問われるかどうかが変わります。

問題になりやすいケース

• 顧客リストや営業資料を私物のPC・クラウドに保存したまま退職し、転職先で使う
• 設計図やソースコードなど、社外秘として管理されていた技術情報を持ち出す
• 顧客や従業員の個人情報を、業務と関係のない目的で持ち出す
• 退職後、残っていたアカウントで社内システムにログインしてデータを取得する

一方で、本人が業務を通じて身につけた一般的な知識やスキルは、原則として本人が自由に使えるものと考えられています。どこからが問題になるかは個別の事情によって異なるため、判断に迷う場合は弁護士に相談してください。

営業秘密として保護されるための3つの要件

不正競争防止法で「営業秘密」として保護されるには、次の3つの要件を満たす必要があります。

• 秘密管理性：アクセス制限や「社外秘」の表示、秘密保持契約などで、秘密として管理されていること
• 有用性：事業活動にとって有用な情報であること
• 非公知性：一般に知られていない情報であること

会社が「重要な情報だった」と主張するだけでは足りず、日頃から秘密として管理していたことを示す必要があります。

刑事・民事で問われる可能性のある責任

営業秘密を、不正な利益を得る目的や会社に損害を与える目的で取得・使用・開示した場合などは、不正競争防止法の営業秘密侵害罪に問われる可能性があります。罰則は10年以下の拘禁刑もしくは2,000万円以下の罰金、またはその両方です。

また、退職後に権限がないにもかかわらずIDとパスワードで社内システムにログインした場合は、不正アクセス禁止法違反にあたる可能性があります。民事では、不法行為や秘密保持契約違反などを根拠に、損害賠償やデータの使用差し止めを求められる場合があります。

いずれの場合も、持ち出しの事実を示す証拠が必要です。データが削除されていたり、ログが残っていなかったりすると、会社側の主張を裏付けることが難しくなります。

個人情報が含まれる場合の報告義務

持ち出された情報に個人情報が含まれる場合、個人情報保護法にもとづき、個人情報保護委員会への報告と本人への通知が必要になる可能性があります。報告対象には「不正の目的をもって行われたおそれがある漏えい等」が含まれ、従業者による持ち出しもこれにあたります。

報告は、事態を知った後速やかに行う「速報」（おおむね3〜5日以内）と、原則30日以内（不正の目的によるおそれがある場合は60日以内）の「確報」の2段階です。

参考：個人情報保護委員会「漏えい等の対応とお役立ち資料」

情報漏えいが発生した企業の個人情報保護委員会への報告義務について解説はこちら＞

退職者によるデータ持ち出しの主な手口

現在は、USBメモリだけでなく、クラウドやメール、スマホなど複数の経路が組み合わされることもあります。

USBメモリ・外付けHDDへのコピー

私物のUSBメモリや外付けHDDを業務用PCに接続し、顧客情報や設計データなどをコピーする手口です。短時間で大量のデータを移せるため、退職直前の持ち出しに使われることがあります。

USBの接続履歴を確認する方法と注意点｜ログが残っていない場合の対処法も解説はこちら＞

個人メール・チャットへの送信

会社のメールから個人のメールアドレスへ資料を送ったり、チャットツールでファイルや共有リンクを外部に送ったりする手口です。

クラウドストレージへのアップロード

個人で契約しているクラウドストレージに業務データをアップロードし、退職後に私物の端末から利用する手口です。物理的な持ち出しがないため、社内で気づきにくい点が特徴です。

スマホでの撮影・私物端末との同期

PCの画面や紙の資料をスマホで撮影したり、私物の端末とクラウドを同期させたりする方法です。ファイルのコピーやメール送信を伴わない場合もあり、発覚が遅れることがあります。

退職後の不正アクセス

退職後もVPNやメール、クラウドのアカウントが停止されておらず、元従業員がログインしてデータを取得するケースです。

退職者の不正アクセスが疑われたら？確認すべきログと調査方法はこちら＞

持ち出しが疑われる不審な行動と確認すべきログ

以下のような行動が退職前後に重なっている場合は、持ち出しの可能性を疑い、ログを確認しましょう。単体では通常業務に見えることもあるため、複数のログを照らし合わせることが重要です。

PC操作ログの調査方法｜Windowsのイベントログ・操作履歴の確認手順と外部依頼の判断基準はこちら＞