PCやスマホを仕事で常用する現代社会において、従業員・社員の職務怠慢は珍しいことではありません。従業員の職務怠慢にお悩みの企業も多いのではないでしょうか？

職務怠慢が発覚し、それ相応の対応を行う場合、裏付けとなる証拠データを適切に確保することができなければ、職務怠慢の実態を立証することが非常に困難になってしまう恐れがあります。

本記事では、証拠となるデータを適切な形で調査する方法や、労働訴訟や損害賠償などでデジタル証拠を法廷に提出する際の準備すべきことなどについて、相談事例や注意点など交えて解説します。

職務怠慢とは

職務怠慢とは、労働者が職務を怠っている状態を指します。

たとえば職務怠慢・素行不良にまつわる主な相談事例は以下の通りです。

• 業務と無関係のサイトを頻繁に見ている（残業代も不当に請求している）
• 職務不履行で、会社に損害が発生したため、従業員に損害賠償を請求したい
• 退職者の機器から「怠慢の証拠」を調査したいが、返却された機器がフォーマットされている
• 従業員の職務怠慢が改善されないため、懲戒解雇したところ「不当解雇」だと訴えられた

相談事例にあるように、職務怠慢を改善しない従業員に対して懲戒解雇した場合、当の従業員から逆に労働訴訟を起こされた、というケースも珍しくありません。

仮にこのケースにおいて、企業側が「社員怠慢を裏付ける証拠」を充分に確保できなかった場合、従業員の解雇が無効になるばかりか、解雇期間中の賃金も支払わなければならなくなります。

職務怠慢の代表的な事例

• 職務怠慢にまつわる相談事例としては、次のようなケースがあります。
• 規則違反や倫理的な問題
• 遅刻や欠勤の頻度が高い
• 仕事の品質や成果物の不備
• 業務に関係ないネットサイトを閲覧
• コミュニケーションや協力の欠如
• 懲戒解雇したところ「不当解雇」だと訴えられた

規則違反や倫理的な問題

社内の規則には大きく「就業規則」と「職務規定」の二つが存在します。

就業規則は、企業と労働者が締結する労働契約の一部であり、「労働時間」「賃金」など労働者の労働条件を定めたものです。一方、職務規定は、就業規則とは別に定めることができるもので、特定の職務に従事する労働者の義務や責任を定めたものです。職務規定には、次のようなものが含まれます。

• 勤務時間
• 休日、休暇
• 服装規定
• 業務命令
• 機密保持
• ハラスメント禁止
• その他、企業が従業員に期待する事項

職務規定は、就業規則に記載されていない事項を定めたり、就業規則の規定を補足したりするために定めることができます。

いずれにせよ、どちらも企業と労働者の間で重要な役割を果たしています。就業規則は、労働者の労働条件を定め、労働者の権利を保護するものであり、職務規定は、企業と労働者の間でのトラブルを未然に防ぎ、円滑な関係を構築するためのものです。

しかし、一部の従業員は、こうした組織の規則に従わず、不適切な行動を取る場合があります。特に職務上の権限を濫用して機密情報を漏えい、ないしハラスメントをおこなう行為も職務怠慢の延長としてみることが出来ます。

この場合、組織は、従業員の不適切な行動に対して、関連する電子データや文書などから職務怠慢の証拠を確保することが重要です。この際、「フォレンジック調査」という手法を駆使することで、不正行為の証拠を正確に解析でき、証拠の収集や保全を適切に行うことが出来ます。

フォレンジックとは、コンピュータに保存された証拠を収集分析する技術で、不正行為の証拠収集などに使用されます。デジタル環境では、ログやデータなどが重要な証拠となり得ます。フォレンジック調査では、これらの証拠を適切に収集・解析し、事件の真相や関与者を法的に証明することが可能です。

遅刻や欠勤の頻度が高い

社員の中には、定時に出社せずに遅刻したり、予定された会議に頻繁に欠席したにもかかわらず、賃金を要求するケースがあります。この際、フォレンジック調査を実施することで、不正に受給した給与が確認された場合、法的な要件や会社のポリシーに基づき、給与の返還手続きを行えます。（これには、給与差し引きや債権請求などが含まれます）

仕事の品質や成果物の不備

一部の従業員は、職務怠慢が原因で集中力が散漫になり、不完全な成果物を提出する傾向があります。これにより、場合によっては顧客満足度や、組織の評判に悪影響を及ぼす可能性があります。

業務に関係ないネットサイトを閲覧

業務時間中、業務に関係のないウェブサイトを閲覧することは職務怠慢につながります。

これは生産性の低下や情報セキュリティのリスクを引き起こす可能性があり、場合よっては給与の返還を要求できるケースがあります。たとえば兵庫県加古川市の実例を紹介しましょう。

これは市教委の非正規職員が勤務時間中に業務に関係ないインターネットサイトを閲覧していたことが発覚したものです。結果的に、この非正規職員は「戒告」の懲戒処分を受けた上、不正受給した給与（約34万円）の返還に至りました。同市では以前にも公用パソコンでの不正閲覧が問題となっており、人事課が抜き打ち調査を行っていた矢先の発覚となった形です。

コミュニケーションや協力の欠如

職場でコミュニケーションや協力が不足している場合、プロジェクトの進行状況について情報が共有されず、仕事の効率が低下したり、思わぬミスが起きたりする可能性があります。また、チームメンバーが協力的でない場合、仕事が遅れるだけでなく、ストレスがたまってしまうかもしれません。

この際、チーム同士のコミュニケーションがスムーズになる心理的に安全な体制を構築することで、協力的な職場環境を作り出すことができます。

懲戒解雇したところ「不当解雇」だと訴えられた

職務怠慢で懲戒解雇した後、その従業員が不当解雇として企業を訴えたという状況が発生するケースがあります。

この場合、従業員の職務怠慢を客観的に立証するためには、法的に正しい手続きで関連するデータ（勤務記録、業務報告書、メールやチャットの通信履歴、タスク管理ツールのログ）を収集する必要があります。しかし、証拠能力が認められない場合は、裁判所は証拠を事実認定の判断材料として使用することはできません。とくに法執行機関で職務怠慢を立証する場合、自社内でデータを扱うと「証拠能力」を損う恐れがあります。

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法律的に正しく「証拠能力」を確保するには「フォレンジック調査」がおすすめ

証拠能力とは、訴訟において証拠として使用できるかを判断する基準です。

たとえば民事訴訟法では、証拠能力を認めるためには次の要件を満たす必要があります。

• 当事者間で争われている事実に関係しているものであること
• 真実である可能性が高いものであること
• 不正な手段によって収集されたものではないこと

証拠能力が認められれば、電子証拠を事実認定の判断材料として法執行機関でも使用することができます。

この際、フォレンジック調査では民事訴訟法における「証拠能力」を確保・保全するのに役立ちます。例えばフォレンジック調査では、デジタル機器から証拠となり得るデータを抽出し、社内不正の事実確認、ないし不正アクセスなどインシデントの被害状況を割り出すことができます。

フォレンジック調査では「証拠データが不正に改ざんされていないこと」または「不正な手段によって収集されていないこと」を確認するために、厳格な手順が用いられます。このため、収集された証拠は、民事訴訟法における「証拠能力」が認められやすく、法執行機関での取り扱いが簡便になるメリットがあります。

従業員の職務怠慢が疑われる場合、行うべきこと

職務怠慢を疑われる場合、行うべきことは次のとおりです。

• 証拠の収集
• 決定を下すための評価
• 不正に受給した給与を返還させる
• 弁護士に相談する

この際、有効なのが、フォレンジック調査です。フォレンジック調査は客観的かつ科学的な手法を使用して証拠を収集し、不正の状況を明らかにします。これにより、証拠の確実性と、調査結果の信頼性を高めることができます。

証拠の収集

職務怠慢を疑われる場合、まず重要なステップは証拠の収集です。

証拠は職務怠慢の具体的な行為やパターンを示し、適切な判断や対応を行うための基礎となります。証拠の収集には以下のような方法があります。

1. 勤務記録の確認：従業員の出勤時間や欠勤の履歴、遅刻や早退、欠勤の頻度や傾向を確認
2. 業務報告書や進捗報告の確認：業務の品質や遅延の頻度を確認
3. 監視カメラ映像の確認：監視カメラが捉えた従業員の行動を確認し、行動をチェック
4. メールやチャットのログを確認：業務に関係のない活動や不適切な発言を調査

注意点として、メールやチャットのログなど電子データはデータコピーしただけでは、証拠能力が認められない場合があります。裁判などで活用する場合はフォレンジック調査が必要です。

フォレンジック調査では、メールやチャットのログ、Web閲覧履歴、ファイルの作成・編集履歴など電子データから、証拠を収集・解析し、職務怠慢や不正行為を調査します。

中にはパソコンのアクセスログや、電子メールの送受信履歴を削除して証拠隠滅されることもありますが、フォレンジック調査の一環で、データ復旧も行うため、削除されたデータも証拠能力を持たせて復元することが可能です。

なお、フォレンジック調査では、証拠となるデータが不正に改ざんされていないこと、または不正な手段によって収集されていないことを確認するために、厳格な手順が用いられるため、法執行機関で証拠として認められやすくなります。

決定を下すための評価

収集した証拠をもとに、職務怠慢に関する決定を下すための評価を行います。なお、職務怠慢の評価軸の例には以下のものがあります。

• 職務怠慢の過去の記録
• 従業員の職務怠慢の行動の傾向
• 職務怠慢の継続期間

評価軸に基づき、職務怠慢が一時的なミスや特定の事情によるものか、あるいは持続的な問題か判断することができます。

不正に受給した給与を返還

規則違反を立証できた場合、給与の返還を要求することができます。しかし、給与返還を要求する際は、具体的な証拠や法的な根拠が必要です。一例として「給与の返還に関する規定」が労働契約や就業規則に存在する必要があります。

この際、労働環境や労働法に基づいた専門家の助言や法的な支援を受けることをおすすめします。

弁護士に相談する

従業員の職務怠慢を調査したり、職務不履行による損害賠償請求を提起する足がかりとして、弁護士に相談することは有効な手段です。

あらかじめ法人向けの弁護士事務所に相談することによって的確なアドバイスをもらえるはずです。もし、法的知識が乏しい状態から調査をスタートすると、適切な証拠保全を行えなかったり、法的な手続きで見落としが生じる可能性があります。

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職務怠慢調査で使用できる証拠

従業員の職務怠慢を立証するには、デバイス機器（パソコン・スマートフォン・USBメモリなど）に残された「デジタル証拠」を確保し、職務怠慢を立証できる証拠を保全することが推奨されます。

労働訴訟などで証拠能力を持たせることが出来るデータには、以下のようなものがあります。

職務怠慢調査が難しい場合は専門業者に相談

従業員の職務怠慢を調査する場合、十分な人員と時間、調査のノウハウが必要になります。しかし、実際の企業では業務が多忙で時間が取れない場合や、人手不足で十分な調査が行えないことも考えられます。

自社で職務怠慢調査が困難な場合は、第三者である調査専門会社に相談しましょう。調査専門会社であれば調査に対するノウハウが豊富なため、自社では困難な領域の調査も可能です。

主な調査会社には「探偵・興信所」「フォレンジック調査会社」があります。容疑者の尾行や私生活の調査が必要であれば「探偵・興信所」、電子端末から証拠を収集し、データを法的利用する場合は「フォレンジック調査会社」に相談しましょう。

官公庁・捜査機関・大手法人からの調査実績がある会社は、大切なデジタル機器を預ける上で技術面でもセキュリティ面でも信頼できます。また、即日調査可能な会社や24時間365日相談可能な会社に調査依頼することが望ましいです。

中には無料で相談を受け付けているような優良な会社もあるようなので、まずは実績が豊富で信頼できる会社に相談しましょう。今回紹介する調査会社は、デジタルデータフォレンジックです。

職務怠慢が発覚した時の注意点

職務怠慢が発覚した場合、法律と証拠収集の観点から注意が必要なものがあります。職務怠慢が発覚した際の注意点は以下の2点です。

すぐに解雇しない

職務怠慢に対して安易に解雇すると、労働裁判となった際に企業側が不利となる可能性があります。特に懲戒解雇は適用条件が非常に厳しく、職務怠慢の内容によっては裁判によって解雇が無効となる場合があります。

遅刻やサボりなど軽微な職務怠慢が発覚した場合は、初めに口頭注意や始末書の作成を行い、行動の改善を求めましょう。

電子端末の使用を続けさせない

従業員の職務怠慢が発覚した場合、電子端末の使用を続けさせないことが重要です。電子端末の使用を続けると、操作を加えた分だけ内容が上書きされたり、もとは無かった障害が発生してしまうリスクがあり、結果としてデジタル証拠の保全を妨げる恐れがあります。

また、電子端末を確保できたとしても、保存データを法的利用するには「データに改ざんがないこと」を証明する必要があります。これは単にデータのコピーや、スクリーンショットでは証明できません。

デジタルデータに証拠能力を持たせるには、外部の業者にフォレンジック調査を依頼することが推奨されています。第三者が調査することで証拠の客観性が認められ、被害届の提出や裁判などで活用できます。

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職務怠慢を調査できるフォレンジック調査とは

ここでは電子端末上のデータに証拠能力を持たせる、フォレンジック調査について解説します。

「フォレンジック調査」とは、デジタルデータから法的証拠の収集・保全を行う鑑識・調査のことを指しています。

特に、職務怠慢の調査には、デジタル機器に残されたデータを調査する「コンピューターフォレンジック」が非常に有効です。たとえば証拠となるデータが改ざん・上書きされており、個人では到底対応できない場合でも、フォレンジック調査を行うことで、オリジナルデータの解析・分析を行えるほか、フォレンジック業者が作成した「調査報告書」は「デジタル証拠」として裁判にも提出できます。

職務怠慢の調査で「デジタル証拠」の確保を念頭に置いている方は、以下の図を参照してください。社内不正におけるフォレンジック調査について詳しく解説しています。

（※民事訴訟法234条の規定では、証拠に滅失・変更・改ざんのおそれがある場合、原告は訴えを提起する前からフォレンジック調査などで証拠を保全しておくことができる）

職務怠慢調査でおすすめの専門業者

フォレンジック調査はまだまだ一般に馴染みが薄く、フォレンジック調査会社選びの際もどのような判断基準で選定すればよいか分からない方も多いと思います。

そこで、対応領域や費用・実績などを踏まえ、50社以上の中から見つけたおすすめのフォレンジック調査会社・調査会社を紹介します。

信頼できるフォレンジック調査会社を選ぶポイント

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上記のポイントから厳選したおすすめのフォレンジック調査会社は、デジタルデータフォレンジックです。