働き方改革の影響で注目をあつめたテレワークは、新型コロナウィルスの流行により一気に普及しました。しかし会社に通勤しなくても仕事ができるスタイルであるテレワークには賛否両論あります。
「テレワーク社員は本当に仕事をしているのか」
「テレワーク社員をどのように管理すればいいのかわからない」
などの意見も多く、導入をためらっている企業も多いようです。
今回はテレワークをスムーズに導入するために、テレワークで管理すべき内容やテレワークのメリット、さらに注意点やおすすめのテレワーク管理サービスまで徹底解説します。

テレワークで管理すべき内容

テレワークで管理すべき内容はどのようなものでしょうか。代表的な3つの点について紹介します。

情報の取り扱い方法

テレワークはインターネットを利用することが前提です。そのため情報の取り扱い方法には注意しなくてはなりません。特に自宅以外の公共Wi-Fiを使用する場合、不正アクセスの被害にあう可能性もあるため、テレワーク業務で取り扱われている機密情報の漏洩が発生する可能性もあります。またインターネット経由での情報の漏洩だけでなく、紙の資料等の紛失や盗難にも注意が必要です。

勤怠状況

テレワークは会社での仕事とは異なるため、正確な勤怠管理の徹底が難しい面があります。本人がしっかりと決められた時間に仕事をしているかどうかなど、正確な勤怠状況の把握には工夫が求められます。業務の開始時刻と終了時刻、遅刻や早退などの勤務時間の管理は必須です。またテレワーク時にも残業代を支給することが規則で定められているため、残業時間の管理も欠かせません。

セキュリティ対策

テレワークにはセキュリティ対策も必要です。業務で使用するパソコンにセキュリティ対策ソフトを導入したり、自宅と会社のネットワークをVPNで接続したりするなどの対策は基本です。また突発的な災害や事故に遭った時の対応も考慮しておく必要があります。

テレワーク管理を行うメリット

テレワーク管理ツールによる業務や従業員の管理のメリットを4つ紹介します。

業務内容の管理・共有ができる

テレワーク管理ツールを使うことで、テレワーク中の従業員の業務状況の確認ができます。リアルタイムで確認することで、従業員の作業内容や状況を把握でき、従業員同士の情報共有もスムーズに行えます。
従業員の仕事が止まっている時も管理ツールに記録が残ります。業務とは関係のない作業をしている場合や、問題が発生した場合には、すぐに注意や指示をおくることが可能です。

過剰労働の抑制

テレワーク管理ツールにより従業員の労働時間が記録できます。会社以外の場所で仕事することで、思ったような成果を上げられない従業員は、過剰労働により遅れを取り戻そうとするかもしれません。
そのような事にならないためにも、管理ツールにより従業員の作業内容や作業時間を正確に記録することで、業務内容の見える化を行い、従業員に対して正当な評価を行えば、従業員は過剰労働を行うことなく安心して業務に取り組めるでしょう。
もし過剰労働が発生していても、管理ツールにより迅速に発見でき、速やかに事態の改善が可能です。

従業員の生産性向上

自宅など会社以外の場所での業務は、上司や同僚の目をないため、怠けてしまう従業員もいるかもしれません。
しかしテレワーク管理ツールの導入により、会社と同等の環境で業務ができ、従業員に適度な緊張感を与える効果があります。また通勤などの時間を短縮できるため、仕事時間をより効率的に使うことも可能で生産性の向上につながります。

セキュリティ対策

テレワーク管理ツールに、しっかりとセキュリティ対策を行っていれば、テレワークにはセキュリティ上のメリットもあります。例えばオフィスのある場所に重大な災害が発生した場合、オフィスでの事業継続は困難ですが、テレワークを導入している職場であれば、他の場所から業務を続行できるため、業務に与える影響を減らすことも可能です。

テレワーク管理の注意点

テレワーク管理の5つの注意点について紹介します。

導入目的・ルールを明確にする

テレワーク管理ツールの導入目的やルールを従業員に対して明確にしましょう。従業員の中にはテレワーク管理ツールのことを、仕事を怠けていないか監視するためのツールであると思ってしまうかもしれません。
管理者はテレワークの導入目的やルールを明確にして、従業員の理解を得ることが必要不可欠です。従業員の理解を得られないままテレワーク管理ツールを導入しても、本来の目的を果たせないだけでなく、逆に従業員の生産性を低下させる原因にもなりかねません。

導入目的に則した運用

テレワーク管理ツールを導入したら、導入目的に即した運用を心がけましょう。導入目的は予め決めておき、導入目的を逸脱した運用は避けるべきです。

導入の告知

テレワーク管理ツールを導入する場合は、従業員に対して事前に告知しましょう。テレワーク管理ツールを使用した業務を行うためには、従業員に対する教育や研修などが必要になる場合があります。そのため管理者側から一方的にテレワーク管理ツールの導入を強制しても、うまく管理できない可能性があります。事前に告知することで、従業員の協力が得られ、スムーズな導入が進みます。

従業員のプライバシーを遵守する

テレワークは従業員の自宅で行われることがあります。テレワーク管理ツールによって従業員の家庭でのプライバシーが損害されることがあってはなりません。先ほど紹介したように、テレワーク管理ツールの導入目的以上に従業員を管理するようなことは避けましょう。

管理者の負担増に注意

テレワーク管理ツールを使って従業員を管理する管理者に必要以上の負担を与えないようにしましょう。例えばテレワークをしている従業員のパソコンの画面を業務中にずっと監視したり、作業内容を逐次確認したりするような管理は管理者に対して大きな負担を与えます。テレワーク管理ツールには様々な機能がありますが、必要以上の管理で管理者の負担がかからないように運用することが重要です。

おすすめのテレワーク管理サービス

おすすめのテレワーク管理サービスの一つとして「デジタルデーアイズ」を紹介します。

デジタルデータアイズ

サイトhttps://digitaldata-eyes.com/
デジタルデータアイズは社内不正の防止に力を入れているテレワーク管理ツールです。インストールされたパソコンの画面を3秒に1回録画して動画にする機能を持ちます。これにより不正の証拠を掴むことが可能です。
またキーボードのログやファイルの新規作成などの稼働ログの記録し、従業員のパソコンを管理することもできます。

まとめ

新型コロナの影響により、やむを得ずテレワークを導入した企業も多いようです。テレワーク導入後に従業員が自宅などでしっかりと仕事をしているかどうかは、管理者にとって気になるところでしょう。過剰な管理は従業員の不満を生むだけですが、適切な管理により会社で仕事をするより高い生産性を発揮する可能性もあります。
今回はテレワーク管理のメリットや注意点を紹介しました。テレワークの導入を検討しているが、管理の方法や注意点などを知りたい管理者の方にとって参考になれば幸いです。