企業活動では、メール、チャット、文書ファイル、クラウド上の共有データなど、多くの情報が電子データとして残ります。訴訟、監査、内部不正調査、情報漏えい対応では、これらの電子データが重要な証拠になることがあります。

しかし、対象データを不用意に削除・上書き・初期化すると、証拠消失につながる可能性があります。必要なデータを適切に収集し、改変を防ぎながら確認することが重要です。

そこで本記事では、eDiscoveryの基本、対象となる電子データ、必要になるケース、証拠保全の注意点を解説します。

eDiscoveryとは？

eDiscoveryとは、訴訟や内部調査などで必要になる電子データを特定し、収集・保全・確認する手続きです。紙の書類だけでなく、業務で使われるデジタルデータ全般が対象になります。

訴訟や調査で必要な電子データを収集・確認する手続き

eDiscoveryでは、関係者のメール、業務文書、操作履歴、ログなどを整理し、訴訟や調査で必要な証拠を確認します。重要なのは、データの内容だけでなく、取得手順や保管状態も記録することです。

メール・チャット・文書・クラウド上のデータも対象になる

対象になるデータは、メール、チャット、Office文書、PDF、共有フォルダ、クラウドストレージ、業務システムのログなどです。近年はSlack、Teams、Google Workspace、Microsoft 365などのクラウド上のデータも確認対象になることがあります。

eDiscoveryが必要になる主なケース

eDiscoveryは、海外訴訟だけでなく、社内調査、労務問題、情報漏えい、内部不正調査でも関係します。電子データの確認が必要な場面では、早期の証拠保全が重要です。

海外訴訟・取引トラブル・労務問題で電子証拠が求められる

海外訴訟や取引先との紛争では、契約交渉のメール、チャット、資料の更新履歴などが証拠として求められることがあります。労務問題では、勤務実態や業務指示を示す電子データが確認対象になることがあります。

情報漏えい・内部不正・退職者の持ち出し調査でも関係する

情報漏えいや内部不正が疑われる場合、誰が、いつ、どのデータにアクセスしたのかを確認する必要があります。退職者によるデータ持ち出しでは、メール送信履歴、クラウド共有履歴、USB接続履歴などが重要な手がかりになります。

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eDiscoveryで確認すべき電子データと注意点

eDiscoveryでは、関係する電子データを幅広く洗い出し、必要な証拠を適切に保全することが重要です。確認前にデータを操作すると、証拠性が損なわれるおそれがあります。

メール履歴・ファイル操作履歴・クラウド共有履歴を確認する

メールの送受信履歴、添付ファイル、ファイルの作成・更新・削除履歴、クラウド上の共有設定やアクセス履歴は、事実関係を確認する重要な資料になります。関係者、期間、対象データを整理し、時系列で確認することが大切です。

削除・上書き・初期化をすると証拠性が失われるおそれがある

調査前に端末を初期化したり、メールボックスを削除したり、ファイルを移動・上書きしたりすると、証拠としての信頼性が低下する可能性があります。電子データを確認する際は、原本性を保つための保全手順が必要です。

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自社だけで対応せず外部の業者に委託すべきケース

対象データが大量にある場合や、訴訟・監査・不正調査に関係する場合は、自社だけで対応すると必要な証拠を見落とす可能性があります。専門的な保全と解析を行うことで、証拠の信頼性を保ちやすくなります。

またメール、チャット、ファイル、クラウドデータが大量にある場合、手作業で必要な証拠を探すのは困難です。キーワード、期間、関係者、ファイル種別などをもとに絞り込み、重要データを効率的に確認する必要があります。

訴訟、監査、内部不正調査に関係する電子データは、取得手順や保管状態が重要になります。証拠の改変を疑われないよう、専門的な手順で保全し、必要に応じて調査報告書として整理することが有効です。

おすすめのフォレンジック調査会社

フォレンジック調査はまだまだ一般的に馴染みが薄く、どのような判断基準で依頼先を選定すればよいか分からない方も多いと思います。そこで、30社以上の会社から以下のポイントで厳選した編集部おすすめの調査会社を紹介します。

信頼できるフォレンジック調査会社を選ぶポイント

• 官公庁・捜査機関・大手法人の依頼実績がある
• 緊急時のスピード対応が可能
• セキュリティ体制が整っている
• 法的証拠となる調査報告書を発行できる
• データ復旧作業に対応している
• 費用形態が明確である

上記のポイントから厳選したおすすめのフォレンジック調査会社は、デジタルデータフォレンジックです。

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フォレンジックとは「パソコンやHDD、スマートフォンなどのデジタル端末に残されたログやデータ類を抽出し、サイバーセキュリティ調査や法的紛争支援などを行う」技術です。 近年はデジタル技術の急拡大により、

まとめ

eDiscoveryとは、訴訟や内部調査で必要になる電子データを収集・保全・確認する手続きです。メール、チャット、文書ファイル、クラウド共有履歴、操作ログなどが対象になります。

電子データは削除や上書きによって証拠性が失われる可能性があります。訴訟、監査、内部不正、情報漏えいに関係する場合は、自社だけで判断せず、早期に専門調査を検討してください。