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パソコン監視とは?内部不正対策やテレワーク管理に最適な理由と具体的内容、注意点について

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企業や個人のパソコンから個人情報や機密情報が漏洩する原因の一つに、従業員が故意に流出させるケースがあります。特に通常業務で扱われる情報は、社内からのアクセスに対して制限がかけられていないことが多く、悪意を持った従業員によって、外部に流出させられてしまうかもしれません。
このような不正行為を防ぐために、パソコンを監視する方法があります。今回はパソコン監視の具体的な内容やメリット、そして注意点について徹底解説します。

パソコン監視とは

パソコン監視とはパソコンに監視用のソフトウェアをインストールして、パソコンの操作内容を記録することです。パソコンを使った業務は多くの企業で取り入れられており、個人情報や重要情報が取り扱われることもあります。
これらの情報はセキュリティ対策の不備やマルウェアの感染などにより漏洩することもありますが、内部の従業員によって故意に流出させられることもあります。そのような事を防ぐために、業務で使用しているパソコンに監視用のソフトウェアを導入しパソコンを監視することで、従業員による不正行為を防止する一つの方法となります。

パソコン監視の具体的内容

パソコン監視の具体的な内容について3つ紹介します。

画面録画・再生

パソコンの画面に表示されている内容を直感的に把握したい場合は、画面をそのまま録画します。録画された内容は動画ファイルとして保存されて、あとで再生させることが可能です。

稼働ログの確認

パソコンでどのようなソフトウェアがどの時間に稼働しているのかログを記録できます。またソフトウェアの動作状況だけでなく、ファイルやフォルダの変更履歴やレジストリの編集履歴も記録できるものがあります。稼働ログを確認することで、業務に無関係なソフトウェアが動作しているかどうか確認できるだけでなく、マルウェアの検出にも利用可能です。
長時間の稼働ログは非常に膨大なデータになってしまうため、フィルタリング機能などで必要な情報を表示に絞って表示できる監視ソフトウェアもあります。

従業員のパソコン管理

社内に数十台、数百台のパソコンが使われているとき、資産管理としてパソコンの管理が必要となります。新しいパソコンの導入や古いパソコンの撤収、さらに稼働中のパソコンと故障中のパソコンなど、パソコンの管理状況をExcelなどのソフトウェアを使って手動で管理するのは大変手間がかかります。
パソコンというハードウェアだけでなく、インストールされているソフトウェアの管理も重要です。有償のソフトウェアはライセンスが必要であり、業務で購入したライセンスを従業員が悪用する可能性もあります。
このように手間のかかる従業員のパソコン管理ですが、パソコン監視ツールの中には機能の一つとして提供されているものもあります。

パソコン監視で得られるメリット

パソコン監視ソフトウェアで得られるメリットを6つ紹介します。

内部不正対策

従業員のパソコンを監視することで、パソコンを使った内部不正対策ができます。業務には関係のないソフトウェアの稼働状況の把握や、業務で取り扱われているファイルの不正な流出の監視が可能です。

内部統制

パソコンのスキルは同じ会社の従業員同士でも異なることが多いです。そのため業務の効率に差が生まれてしまいます。しかしパソコン監視を導入することで、従業員の仕事量を把握し、従業員の効率の違いに応じて、担当させる業務量を調整させることができます。

テレワーク管理

テレワークを行っている従業員が、テレワーク先で実際にパソコンを使って適切な業務を行っているか管理できます。パソコンの起動時刻や終了時刻の記録や、不正なソフトウェアが起動されていないか監視します。

外部協力会社の管理

自社と協力関係にある外部企業の従業員が使用するパソコンに監視ツールを導入して、業務の工数管理が行えます。

事業継承

パソコン監視ツールを経営者のパソコンに導入し、長期間に管理することで、経営者の行動を把握して事業承継をスムーズに行うためのツールとして利用できます。

社内マニュアル化

効率的にパソコンを使用した業務を遂行できる優秀な人材の動作を記録して把握することで、生産性の高い業務を行うための社内マニュアルの作成に役立てることができます。

パソコン監視の需要が高まる理由

パソコン監視ツールの需要が高まる理由として、情報セキュリティリスクへの対応が取れることが挙げられます。社内から個人情報や機密情報が漏洩することで、企業の危機管理能力が疑われるだけでなく、金銭的な被害につながることもあるため、情報セキュリティリスクのマネジメントは重要な経営課題です。パソコン管理ツールの導入により、このような内部不正による情報漏洩の防止に役立ちます。
また、働き方改革の一環としてテレワークの導入が進んでいます。オフィス以外の場所でパソコンを使った業務が適切に行われているかどうか監視するために、パソコンに監視ツールを導入するケースが増えています。
法的な規制や政府による指導の一つに、内部統制の有効性を監視し評価するプロセスやITの利用が求められています。これにより上場企業ではパソコンの操作ログや管理システムの導入が進みましたが、非上場企業や中小企業ではこれらは思ったほど進みませんでした。しかし2017年5月に改正された個人情報保護法により、多くの企業が個人情報取扱事業者とされ、パソコンの操作ログの定期的な分析や不正アクセスの検知が指針として盛り込まれました。このような動きに対応するための手段としても、パソコン監視ツールの導入が進んでいます。

パソコン監視を行う場合の注意点

パソコン監視を行う場合にはどのような事に注意する必要があるのでしょうか。管理面から見た注意点を5つ紹介します。

導入目的を明確にする

パソコン監視ツールの導入目的を明確にすることが重要です。最大の目的は情報漏洩対策です。個人情報保護法による法規制や、政府機関のガイドライン、または取引先からの情報セキュリティ対策への要求など、様々な方面から情報漏洩対策が求められています。パソコン監視ツールの機能は製品によって様々ですが、どのようなツールを導入するにしろ、情報漏洩対策を主目的とした理由であることが必要不可欠です。

導入目的に則した運用

パソコン監視ツールを導入する際には、操作ログの収集や保存が目的で運用するのか、あるいは問題が発生しないように特定の操作を制御するのか、などパソコン監視ツールの導入目的に即した運用を徹底することが重要です。導入目的に反する運用をした場合、従業員が混乱したり反感したりする可能性があります。

就業規則変更、導入の告知

パソコン監視ツールの導入に伴い、必要であれば就業規則の変更を行い、従業員に対して導入の告知をしなくてはなりません。具体的には、パソコン監視ツールの導入目的や取得する情報の利用目的を決めて社内規定に定め、管理者とその権限も定めましょう。パソコン監視ツールを導入する際には、事前に社内に通知し、適切に管理されているかどうか、定期的に監査、あるいは確認する必要があります。

従業員のプライバシー保護を遵守する

従業員による業務時間内でのパソコンの私用操作は服務規程違反となるため、そのような行為を監視することは就業規則上、問題となりません。しかし監視する方法や監視内容によっては従業員のプライバシー保護に違反すする可能性があるため注意が必要です。パソコン監視ツールの導入には、従業員のプライバイシー保護を遵守することが前提となります。

管理者の負担増に注意

パソコン監視ツールの管理者に過重な負担がかからないように注意が必要です。管理者として常に従業員のパソコンの監視を続けてしまうと、従業員からは、自分は信頼されていないと思われるだけでなく、プライバシーの侵害と捉えられてしまうかもしれません。管理者にはパソコン監視ツールの管理以外にも重要な業務があるはずです。パソコン監視ツールによる管理を必要以上に行うことは控えましょう。

おすすめのパソコン監視サービス

おすすめのパソコン監視サービスとして、デジタルデータアイズを紹介します。

デジタルデータアイズ


サイトhttps://digitaldata-eyes.com/
デジタルデータアイズは月額使用料のみで利用できるパソコン監視ツールを提供しています。インストールされたパソコンのデスクトップ画面を定期的に録画して動画ファイルに機能や、ソフトウェアの稼働ログの確認や従業員のパソコンを管理する機能を持ちます。

価格 月額使用料のみ
内容 PCの画面録画と再生
稼働ログの確認
従業員のPC管理
特長 Windowsに対応したパソコン管理ツール
録画したデータはクラウド上に保存される
導入コストは初期費用とライセンス料のみ
365日24時間メール対応
電話サポートは9:30~21:00

まとめ

企業から重要情報や個人情報が流出してしまう事故がたびたび報道されています。原因は様々ですが、従業員が故意に流出させてしまうケースもあります。
パソコン監視ツールを導入することで、従業員の不正行為を監視し、故意に情報漏洩させてしまう行為を防ぐことが可能です。業務を効率良く遂行するためには、従業員と企業の信頼関係が不可欠です。パソコン監視ツールは導入目的を明確にして、従業員の理解を十分に得た上で導入することが重要です。

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